El nuevo sistema de legalización de libros en soporte electrónico y por vía telemática, instaurado por la de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, resulta de aplicación a todos los libros obligatorios y no obligatorios de todas clases y, por lo tanto, a los libros de actas y a los libros registro de socios y acciones nominativas.
Hasta la fecha, el libro de actas y el libro registro de socios y el de acciones nominativas, debían de legalizarse por el Registro Mercantil necesariamente antes de su utilización. No podía legalizarse un nuevo libro de los de estos tipos, en tanto no se acreditara la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiera denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción. Con la reforma operada en esta materia por la Ley de apoyo al emprendedor, éstos libros también deberán legalizarse anualmente.
Los libros de actas, incluyan una sola o varias, deberán legalizarse anualmente, como si de libros de contabilidad se tratara.
Atención. En cuanto a estos libros de actas también es posible, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual, legalizar un libro de detalles de actas, en cualquier momento del ejercicio.
¿Cómo se legaliza el libro de actas?
Una de las principales novedades que introduce el precitado artículo de la ley de apoyo al emprendedor, es la obligatoriedad en el uso del formato electrónico para todo tipo de libros de los empresarios y en la vía telemática para proceder a su legalización.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, y por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico.
Atención. De cara a proceder a legalizar los libros de forma telemática, a través de la página Web oficial del Colegio de Registradores podrán encontrar un manual de usuario y la opción de descargar el programa necesario para proceder a la legalización telemática (también se puede descargar desde las páginas Webs oficiales de algunos Registros Mercantiles).
Entonces los libros en papel ya legalizados ¿Ya no se pueden utilizar?
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.
Atención. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, actas de fecha posterior, se deberá proceder igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichas actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
¿Qué hay que hacer, pues, con estos libros en papel que ya no sirven?
Se deberá proceder al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
Atención. El nuevo sistema de legalización de libros sólo será aplicable a la legalización de los libros de ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013. Por tanto los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán seguir legalizándose en la forma ordinaria.
¿Y qué ocurre si una empresa nunca ha llevado libro de actas?
Se establece la posibilidad de que la sociedad que nunca haya legalizado libro de actas o de socios o de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, pueda legalizar un libro comprensivo de todas las vicisitudes de la sociedad desde su constitución. A estos efectos y para reforzar el valor probatorio de estos libros, si la sociedad lo desea, puede incluir el acta de la junta en la que se ratifiquen todas las actas no legalizadas en su día.
¿Qué consecuencias conlleva la falta de legalización del libro de actas?
Debemos recordar la importancia que la legalización de libros tiene en el ámbito concursal, pudiendo incidir en la calificación culpable del concurso. Así en el artículo 164.2.1º, de la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal se establece que: En todo caso, el concurso se calificará como culpable cuando concurra cualquiera de los siguientes supuestos: 1.º Cuando el deudor legalmente obligado a la llevanza de contabilidad incumpliera sustancialmente esta obligación, llevara doble contabilidad o hubiera cometido irregularidad relevante para la comprensión de su situación patrimonial o financiera en la que llevara.
La legalización de las actas ¿Significa que las mismas van a ser públicas, como la contabilidad?
A pesar de remitirse al Registro Mercantil correspondiente, para su legalización, el contenido recogido en las actas no será público, manteniéndose encriptadas gracias al código alfanumérico que se origina al registrarlas
La Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado, de 12 de febrero de 2015, dicta una serie de directrices respecto al nuevo sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Este nuevo sistema resulta de aplicación a todos los libros obligatorios y no obligatorios de todas clases y, por lo tanto, también a los libros de actas.
BLOGG: http://antoniocanovas.blogspot.com
TWITTER: @ASEVICONSULTOR
ASEVIC | |||
Consultoría Laboral: Administrativa y Jurídica | |||
Partida Marxassos, nº 7
C.C. Urbania, locales 1 y 2
BENIDORM (03502-Alicante)
Tf.: 96.680.60.09
Fax: 96.688.97.65
No hay comentarios:
Publicar un comentario